Het wordt minder druk op de weg en de koffiekan op kantoor is nog opvallend vol na 10 uur, de zomervakantie is duidelijk in full swing. Misschien trek ook jij binnenkort de deur van het kantoor achter je dicht? 

Zorg dan voor een leuke out of office, het automatische bericht met de melding dat je niet op kantoor bent. Als zomercadeautje zetten we de beste tips voor je op een rijtje:

Wees duidelijk

Niets vervelender dan onduidelijkheid als iemand je wil bereiken. Ben je tot 5/8 op vakantie of tot en met 5/8? Vermijd dat de ontvanger moet gissen en communiceer duidelijk dat je tot en met 4/8 op vakantie bent en vanaf 5/8 terug beschikbaar bent. Een dag extra wachten op een antwoord is bij een gewone vraag misschien geen probleem, maar bij een dringende vraag kunnen die extra 24 uur misschien wel extra frustrerend zijn.

Digitale detox of toch bereikbaar?

Werk je graag je mailbox bij tijdens de vakantie of ben je toch niet helemaal zen als je niet dagelijks je mailtjes hebt gecheckt? (wie daar misschien graag wat meer controle over heeft, hier kan je handige tips vinden) Of heb je projecten die je echt wel even moet opvolgen tijdens de vakantie? Zet duidelijk in je out of office dat je op bepaalde momenten je mails naleest en vraag eventueel naar een aanduiding in het onderwerp als een mail erg dringend is. Of lees je makkelijker Whatsapp? Kies wat het beste voor jou werkt!

Ga je er digitaal helemaal tussenuit op vakantie? Laat de ontvanger dan duidelijk weten dat je mailbox niet wordt gelezen of wordt opgevolgd door andere collega's. Zo zijn er geen verwachtingen dat je toch zal antwoorden tussendoor.

Geef een alternatief

Ben je zelf niet aanwezig, maar je collega's wel? Geef dan het juiste mailadres of telefoonnummer mee in je out of office. Vermijd zinnetjes zoals 'mail mijn collega's' zonder een mailadres te vermelden of zet niet het mailadres van je collega in het bericht als ook die collega over een paar dagen niet meer aanwezig is. 

Werk je in een klein team of sluit je bedrijf collectief en is niemand aanwezig? Communiceer duidelijk wanneer klanten of contacten terug bij je terecht komen of wat het noodnummer is. Definieer duidelijk wat een noodgeval is en vermijd dat je cocktailuurtje op het strand wordt vergald door een minder urgent probleem.

Zorg voor uniformiteit

Als je in een team werkt, is het een goed idee om je out office te standaardiseren. Zorg voor een duidelijke basistekst waar iedereen nog een persoonlijke touch aan kan toevoegen. Zo vermijd je dat collega's hun out of office vergeten of te weinig informatie meegeven. Het geeft ook een fijne uitstraling als team om in dezelfde stijl automatische antwoorden te versturen.

Wees origineel

Maak van je boodschap iets persoonlijks. Geef een hint van waar je nieuwe inspiratie op gaat doen of misschien heb je een leuke zomeractie lopen tijdens je afwezigheid? Zelfs je out of office kan een middel zijn om je (potentiële) klanten te verrassen. Benut het bericht dus zinvol met een link naar je website of socialmediakanalen!

Is het al zo lang geleden dat je op vakantie bent geweest en je moet die out of office in Outlook vanonder het stof gaan opdiepen: hier staat een korte handleiding om je originele bericht in te stellen.

PS: ook KMOdynamoo gaat er even tussenuit! Onze kantoren zijn collectief gesloten van 19 juli tot en met 4 augustus.
Heb je toch een dringende vraag? Stuur ons een mailtje op hello@kmodynamoo.be of bel naar +32 3 491 83 70 en laat je vraag noteren door onze vakantie-assistentie.